Нередко при обращении в какой-либо орган или организацию помимо оригинала документа или вместо него требуется предъявить его нотариально заверенную копию, например, нотариально заверенную копия паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке и т.д. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Нотариус свидетельствует верность копий документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Для свидетельствования верности копии документа необходимо обратиться к нотариусу с оригиналом документа, копию которого требуется заверить.

Нотариус проверяет, соответствует ли копия оригиналу по содержанию и внешним признакам, после чего ставит удостоверительную надпись на копии документа. Если объем документа составляет больше одного листа, то для свидетельствования верности его копии необходимо прошить (скрепить иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумеровать все листы оригинала документа.

Важно обратить внимание на то, что нотариус не свидетельствует копии документов, которые имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте; выполнены карандашом; содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати; являются ветхими, или у них нарушена целостность. Кроме того, нотариус не свидетельствует подлинности копий документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права, а также документов на иностранном языке (в этом случае документ должен быть переведен, а подлинность подписи переводчика должна быть удостоверена нотариусом).

Нотариус также свидетельствует верность выписок из документов, но только в том случае, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Помимо этого, нотариус свидетельствует верность копии с копии документа при условии, если верность копии документа засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В случаях, когда требуется официально подтвердить, что документ подписан определенным лицом (например, при отправке заявления или иного документа по почте, направлении заявления о принятии или отказе от наследства, подаче уведомлений в ФНС России в связи с регистрацией юридических лиц и т.д.), нотариус свидетельствует подлинность подписи на документе. Нотариус подтверждает, что подпись на документе сделана в его присутствии определенным лицом, но при этом не удостоверяет фактов, изложенных в документе. По общему правилу не допускается свидетельствование подлинности подписи на документах, представляющих собой содержание сделки, за исключением случаев, предусмотренных законом.